Целью компьютерной инвентаризации является определение реального наличия товара в магазине и корректировка расхождений с компьютерным учетом, если такие расхождения будут обнаружены.

Инвентаризация проводится с помощью сканера штрих кода. Инвентаризация построена на том, что весь товар является уже маркированным и имеет штрих код. Инвентаризация может проводиться как по всему товару, так и по выбранным группам товара – частично. 

При проведении инвентаризации обычным сканером, подключенным  к компьютеру, товар необходимо подносить к этому компьютеру для сканирования. Для больших торговых площадей или крупногабаритного товара можно использовать радиосканеры и терминалы сбора данных, которые позволяют проводить учет без соединения с компьютером. Наиболее удобны терминалы сбора данных, т.к. они являются автономными устройствами. Компьютерная программа сопрягается с этим устройством и загружает в него базу товаров. В результате терминал может сканировать и распознавать товары, которые имеются в основной базе данных, показывать название товара и его цену. Работает это так: терминал имеет встроенный сканер штрих кода, который наводится на штрих код товара, нажимается кнопка сканирования. Если товар найден в памяти терминала, звучит сигнал обнаружения, на экране появляется название товара и его цена. Удобно ориентироваться по звуковому сигналу. Если товар найден, то терминал пикает один раз как обычный сканер. Если же товар не найден, то сигнал будет другим, соответствующим ошибке поиска (например, двойной или тройной пик). В этом случае товар надо отложить в сторону и разбираться с ним отдельно – это незарегистрированный в компьютере товар. Все результаты терминал сохраняет в своей внутренней памяти и при подключении его к основному компьютеру, сбрасывает их в ведомость инвентаризации. Инвентаризация может проводиться и вручную, обычным подсчетом товара, но при этом страдает качество работы, т.к. одинаковые внешне товары, могут иметь разные штрих коды. Поэтому хорошие результаты достигаются только при сканировании каждого товара. Исключения составляют товары, идентичность которых не может вызывать сомнений. В этом случае можно просканировать один из них, пересчитать и затем ввести общее количество этого товара, имеющееся в наличии.

Итак, в результате проведения инвентаризации заполняется таблица проверяемого товара. Первоначально в колонке «В наличии» этой таблицы имеется нулевое количество каждого товара. После его проверки в этой колонке появляется значение. Программа сравнивает это значение с количеством товара, которое должно быть по компьютерному учету, и выводит расхождение – количество недостачи или избытка товара на складе, выявленное в ходе инвентаризации. На основании этой информации программа печатает ведомость избытка и ведомость недостачи товара с расчетом суммы избытка и недостачи. На основании этой информации уже можно определить является ли это пересортицей или реальными потерями товара, которые надо взыскивать с материально ответственных лиц. На практике при выявлении недостачи по конкретному товару, он часто обнаруживается на дальней полке или нише или где-то еще. Поэтому по каждое расхождение с компьютерным учетом желательно еще раз перепроверить. Бывает и такое, что товар при инвентаризации просто забыли просканировать. Когда все расхождения проверены и составлены документы на них, ведомость может быть закрыта.

Понятие закрытие предусматривает выполнение корректирующих действий в системе компьютерного учета. Так для недостающего товара формируется складской документ его списания, а для товара, количество которого больше чем в компьютерном учете – приходная накладная. В результате этого компьютерный учет приводится в соответствии с результатами инвентаризации. Таким образом, на складе будет числиться именно то количество товара, которое было подсчитано при проведении инвентаризации. 

Количественная компьютерная инвентаризация – это достаточно мощное средство контроля. Особенно когда она проводится регулярно хотя бы по отдельным товарным группам. Инвентаризация всегда выявляет ошибки продавцов, мыслящих категориями суммового учета: «главное, чтобы цена совпадала». Для компьютерного учета этот критерий не подходит и приводит в лучшем случае к пересортице товара. На такие ошибки надо указывать и требовать точного учета товара при продаже и возврате – по штрих кодам на каждом товаре.