Для учета товара может быть использован как промышленный штрих код производителя, так и собственный уникальный штрих код, генерируемый программой. Штрих коды, присвоенные товару, печатаются из программы на принтере (возможно использование обычного офисного принтера или специального принтера этикеток).

Этикетка товара может содержать различную информацию в зависимости от потребностей магазина:

• Название товара
• Цена
• Штрих Код
• Состав Товара
• Производитель, Страна 
• Год выпуска
• Информация о предпринимателе (например, ФЛП Иванов)
• Название магазина
  

Складской учет товара построен по простой приходно-расходной схеме, не требующей специальных бухгалтерских знаний. В программе учитываются следующие виды движения товара:

• приход закупленного у поставщика товара на склад (магазин). В программе возможно ведение любого количества складов (магазинов) одновременнно;
  
• реализация товара покупателю;
  
• возврат товара от покупателя в магазин;
  
• списание товара;
  
• перемещение товара между складами (магазинами);
  
• возврат товара поставщику;
  
• комплектация и разукомплектация составного товара (возможен учет и продажа товара как поштучно, так и в упаковках);
  

Рабочее место торгового зала может включать в себя следующее оборудование: компьютер, сканер штрих кода, нефискальный принтер чеков, офисный принтер, специализированный принтер этикеток. Если магазин небольшой, то для организации торговли достаточно одного рабочего места. При этом обязательным минимальным набором оборудования является компьютер и сканер штрих кода (при работе только по артикулам сканер не нужен).

Для больших магазинов возможно использование сетевых возможностей программы. В этом случае к одной базе данных может быть подключено любое количество рабочих мест. Опыт эксплуатации показывает, что такими рабочими местами могут быть:

• рабочее место кассира-продавца (компьютер, сканер штрих кода, принтер чеков);
  
• рабочее место кладовщика (компьютер, сканер штрих-кода, принтер этикеток);
  
• рабочее место менеджера (компьютер, принтер).
  

Гибкая настройка ролевого доступа позволяет настраивать доступ пользователей к информации и действиям программы. Например, для маленького магазина настраиваются, как правило, две роли: директор (хозяин) и продавец. Директор имеет доступ ко всей информации и ко всем возможностям программы. Продавец имеет возможность выполнять продажу товара (при этом видит только товар, проданный за сегодня) и возврат товара. Для среднего и большого магазина количество ролей может быть любым.

Например, могут быть настроены роли:

• кладовщик
• менеджер
• товаровед
• кассир
• менеджер по работе с поставщиками

Сканер штрих-кода используется для сканирования и распознавания уникального штрих-кода товара и используется во всех операциях по движению товара, а также для распознавания дисконтных карточек клиентов.

Программа позволяет организовать разнообразные скидки для привлечения покупателей и оживления торговли в магазине:

• накопительные скидки
  
• разовые скидки
  
• индивидуальные скидки для клиентов
  
• скидки на отдельные виды товаров, в том числе нулевая скидка на товары с низкой наценкой
• на группы товаров можно устанавливать ограничение скидки
  
• скидки к Дню рождения клиентов (членов их семей)
  
• скидки на указанный период на все товары (праздничные скидки)
  

Для продажи достаточно поднести товар к сканеру и произвести расчет с покупателем. При этом товар будет автоматически снят со склада, автоматически определена сумма реализации и размер скидки.

При передаче товара между складами (магазинами) каждый передаваемый товар сканируется. При сканировании товар автоматически помещается в накладную внутреннего перемещения, снимается с одного склада и поступает на другой (накладная внутреннего перемещения в электронном виде может быть передана в другой магазин вместе с товаром).

При возврате товара покупателем продавец сканирует товарный чек , на котором имеется штрих код. После сканирования чека продавец видит список проданных по чеку товаров и может выбрать товары для возврата. Сканирование товарного чека исключает ошибки и злоупотребления продавцов.Товарный чек печатается на нефискальном принтере чеков и не является обязательным для ведения учета.

При выполнении переучета товаров сканер штрих-кода обеспечивает качественный контроль наличия товара на складе.

Сканер штрих-кода может также использоваться для индивидуализации работы продавцов магазина (чтобы знать сумму выторга каждого продавца). Для продавцов печатаются специальные бейджи, имеющие фамилию, имя продавца и уникальный штрих код. При этом программа переводится в специальный режим работы, который требует сканировать бейдж продавца перед тем, как начать продажу товара очередному покупателю. Это позволяет организовать работу нескольких продавцов (отделов) с одним компьютером, установленным в торговом зале.

Программа ТоргСофт позволяет организовать работу не только отдельного магазина, но и торговой сети , состоящей как из магазинов, так и торговых мест, лотков и киосков. В зависимости от размера и оборота торгового места на нем может быть либо установлена программа для ведения учета движения товара (реализация, возврат), либо организован сбор этикеток (бирок) проданного товара для дальнейшей регистрации в программе. Каждое торговое место учитывается как отдельный склад, на котором в любой момент можно увидеть текущие остатки.

Организация работы торговой сети имеет некоторые особенности по сравнению с работой одного магазина. Наиболее важное отличие: организация всей товароведческой деятельности в одном месте. Для этого выделяется центральный компьютер, на котором обеспечивается сбор информации о работе всей торговой сети. На этом компьютере выполняется прием всего закупленного товара, определяется цена продажи, наклеивается бирка со штрих кодом и названием (если имеется штрих код производителя, то наклеивание бирки необязательно). При этом достигается правильное, одинаковое штрих кодирование товара, одинаковое именование товара. После этого купленный товар передается в нужный магазин вместе с электронной накладной, содержащей о нем полную информацию. Такая накладная загружается в базу данных магазина и изменяет его состояние склада по каждому поступившему товару. Все движение товара в магазине в виде электронного документа передается периодически на центральный компьютер торговой сети. Таким образом, на центральном компьютере собирается полная картина работы торговой сети, несмотря на то, что в каждом магазине установлена автономная база данных, не связанная единой сетью с центральным компьютером.

Не менее важной особенностью работы торговой сети является обеспечение возможности для клиентов иметь единую накопительную скидку во всех магазинах торговой сети. Для обеспечения такой возможности в программе ТоргСофт предусмотрен сбор и передача информации о сумме покупок клиента во всех магазинах сети. Такая информация передается в каждый магазин сети и учитывается при определении размера накопительной скидки в соответствии с политикой скидок. При этом в каждом магазине может быть организована как своя индивидуальная политика скидок, так и общая политика для всей торговой сети.